SmartFlow ist ein Dienstleister für Prozessoptimierung, Digitalisierung und Automatisierung aus Regensburg. Ich digitalisiere und automatisiere die Abläufe von Handwerksbetrieben, Praxen und Hausverwaltungen in Bayern: von der Anfrage bis zur Rechnung.
Eine Anfrage kommt per E-Mail, eine per Telefon, eine über das Kontaktformular. Bis alle beantwortet sind, hat der schnellste Wettbewerber den Auftrag.
Angebot in Word, Auftrag in Excel, Rechnung im Buchhaltungstool: dieselben Daten, dreimal eingegeben, dreimal eine Fehlerquelle.
Jede Terminvereinbarung heißt hin- und herschreiben, telefonieren, verschieben, neu ansetzen. Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.
Welcher Vorgang steht wo? Wer wartet auf Antwort? Das weiß nur, wer sich durch Postfächer und Ordner sucht.
Leistungen
Drei Bausteine, die einzeln oder zusammen funktionieren. Ich beginne immer dort, wo bei Ihnen am meisten Zeit verloren geht.
Ich nehme Ihre Abläufe auseinander und setze sie so wieder zusammen, dass nichts mehr hakt: klare Zuständigkeiten, keine Doppelarbeit, messbare Durchlaufzeiten. Sie gewinnen Zeit zurück, ohne mehr Personal.
Papierablage, Excel-Listen und Insellösungen ersetze ich durch Werkzeuge, die zusammenspielen: von der Software-Auswahl über die Datenübernahme bis zur Einarbeitung Ihres Teams. Sicher aufgesetzt und so gebaut, dass es in fünf Jahren noch trägt.
Wiederkehrende Aufgaben wie Anfragen beantworten, Termine koordinieren, Daten übertragen und Berichte erstellen erledigt künftig das System. Ihr Team macht die Arbeit, für die Sie es eingestellt haben.
Angebote entstehen nach Feierabend, Anfragen warten im Anrufbeantworter, Baustellenfotos liegen im privaten Chat. Ich bringe Anfragen, Aufträge und Dokumentation in einen durchgehenden Ablauf, vom ersten Kontakt bis zur Rechnung.
Das Telefon klingelt mitten in der Behandlung, Termine werden dreimal verschoben. Online-Terminbuchung und automatische Erinnerungen entlasten die Anmeldung und reduzieren Ausfälle.
Schadensmeldungen kommen per Anruf, E-Mail und Brief, und jede muss von Hand erfasst werden. Ich digitalisiere Meldewege und Freigaben, damit jeder Vorgang nachvollziehbar durchläuft.
Zwischen Kundenarbeit und Akquise bleibt die eigene Organisation liegen. Automatisierte Angebots-, Onboarding- und Rechnungsabläufe halten Ihnen den Rücken frei.
Bestellstatus-Anfragen, Retouren, Lagerabgleich: Vieles läuft noch per Hand. Ich verbinde Shop, Versand und Buchhaltung, damit Standardfälle sich selbst erledigen.
Los geht es mit dem kostenlosen Erstgespräch. Danach schaue ich mir Ihre Abläufe im Detail an, vor Ort oder remote, und finde die Stellen, an denen Zeit und Aufträge verloren gehen.
Sie bekommen ein Konzept mit konkreten Maßnahmen, Zeitplan und dem, was es kostet. Klar priorisiert: zuerst, was am meisten bringt.
Ich setze die Lösungen Schritt für Schritt mit Ihnen und Ihrem Team um. Sie sind bei jeder Entscheidung dabei, Ihre Mitarbeiter arbeite ich in Ruhe ein, und beim Go-Live stehe ich an Ihrer Seite.
Nach der Einführung messe ich, was die Umstellung tatsächlich bringt, justiere nach und lasse Sie erst allein, wenn alles rundläuft.
Wer hinter SmartFlow steckt
Mein Weg zu SmartFlow begann im Gesundheitswesen: Nach der Ausbildung zum Medizinischen Fachangestellten in der Allgemeinarztpraxis Dr. Gall habe ich im Kinderkrankenhaus, in einer Kinderarztpraxis und in der Kinder- und Jugendpsychiatrie gearbeitet. Dort habe ich täglich gesehen, wie viel Zeit in umständlichen Abläufen verloren geht, und wie viel besser es läuft, wenn Prozesse durchdacht sind. Genau daraus ist SmartFlow entstanden. Heute verhelfe ich Mittelständlern in Bayern zu effizienten, digitalen Prozessen: Klartext statt Berater-Sprech. Und garantiert ohne Ihnen Software aufzudrängen, die Sie gar nicht brauchen.
Das hängt ganz vom Umfang ab. Eine erste Prozessanalyse dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen. Größere Digitalisierungs- oder Automatisierungsprojekte planen wir gemeinsam mit Ihnen. Meistens bewegen wir uns da im Rahmen von 6 bis 16 Wochen.
Ich bin genau auf mittelständische und kleinere Betriebe spezialisiert, vom Handwerker mit 3 Mitarbeitern bis zum etablierten regionalen Unternehmen. Meine Lösungen sind passgenau für diese Größe gemacht und bleiben dabei bezahlbar.
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Was eine Zusammenarbeit danach kostet, hängt vom Umfang ab: wie viele Prozesse betroffen sind, ob bestehende Software angebunden oder neue eingeführt wird und wie viel Einarbeitung Ihr Team braucht. Nach der Analyse erhalten Sie ein Festpreisangebot. Sie wissen also vor der Umsetzung, was auf Sie zukommt. Kleinere Automatisierungen sind entsprechend günstiger als komplette Digitalisierungsprojekte.
Nicht unbedingt. Ich analysiere zunächst, ob Ihre bestehenden Tools optimal genutzt werden können. Oft lassen sich durch bessere Konfiguration oder Schnittstellen große Verbesserungen erzielen, ohne komplett neue Software einzuführen.
Ganz entspannt und ohne Verkaufsdruck. In rund 30 Minuten (telefonisch oder per Video) erzählen Sie mir einfach, wo bei Ihnen gerade der Schuh drückt und was Sie erreichen möchten. Ich höre zu, stelle ein paar gezielte Fragen und sage Ihnen dann ehrlich, ob und wie ich Ihnen weiterhelfen kann. Sie gehen mit einer klaren Einschätzung aus dem Gespräch, ganz gleich, ob wir danach zusammenarbeiten oder nicht.
Gerade dann. Ich plane die Einführung so, dass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft: Vorbereitung und Umsetzung übernehme ich, Sie treffen die Entscheidungen. Ihr Zeiteinsatz ist planbar und überschaubar, und die Zeitfresser, die Sie heute bremsen, sind danach weg.
Eine Website und einzelne Tools sind der Anfang. Entscheidend ist, ob sie zusammenspielen: Wenn Anfragen von der Website von Hand in Excel übertragen werden oder Termine weiter übers Telefon laufen, verschenken Sie den größten Teil des Nutzens. Genau diese Verbindungen baue ich.
30 Minuten, telefonisch oder per Video. Sie schildern Ihre Abläufe, Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung und entscheiden danach in Ruhe.
Lieber direkt? Antwort innerhalb von 24 Stunden. info@smartflow.bayern +49 173 4487550